Helsinki XR Centerin hankerekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuojaasetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin (1050/2018), joka on astunut Suomessa voimaan 1.1.2019.

Laadittu 30.9.2019.

  1. Rekisterin nimi

    Metropolian Helsinki XR Centerin -hankerekisteri

  2. Rekisterinpitäjä

    Nimi: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
    Yhteystiedot: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
    Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
    Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
    Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

    Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö:

    Nimi: Riitta Konkola
    Tehtävä: Rehtori-Toimitusjohtaja

    Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

    Nimi: Tiina Vuorio
    Tehtävä: projektipäällikkö, TKI-palvelut
    Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
    Sähköposti: [email protected]

    Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:

    Nimi: Mira Simsiö
    Tehtävä: koordinaattori, TKI-palvelut
    Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
    Sähköposti: [email protected]

  3. Tietosuojavastaava

    Tietosuojavastaava:
    Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio

    Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
    Puhelin: +358 40 844 0690
    Sähköposti: [email protected], [email protected]

  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

    Metropolian hankkeen: ” Metropolia RDI Profi – to profile Metropolia as an internationally recognized actor in applied XR technology and education” – hankerekisterin tarkoituksena on Helsinki XR Center (HXRC) on hankkeen yhteydenpidon, viestinnän, tiedottamisen sekä taloudellisen raportoinnin hoitaminen Metropoliassa yhteistyössä sen partnereiden, yhteistyötahojen ja virallisten kumppanien kanssa. Rekisteri sisältää tietoja Helsinki XR Center hankkeesta, yleisestä toiminnasta ja projekti- ja hankehenkilöstöstä yhteystietoineen, yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt) sekä HXRC:hen liittyvistä kustannus- ja rahoitustiedoista. (www.helsinkixrcenter.com)

    Helsinki XR Centerin hallintarekisterissä suoritetaan muun muassa seuraavia henkilötietojen käsittelytoimia:

    rahoittajien yhteystietojen hallinnointi
    Metropolian ulkopuolisten yhteistyötahojen yhteystietojen hallinnointi
    viestintään ja tiedottamiseen liittyvien henkilötietojen käsittelytoimet
    Helsinki XR Centerin taloudellisen raportoinnin hoitaminen
    Yritysyhteistyökumppanien yhteystietojen hallinnointi
    Startup-toiminnan hallinnointi ja yhteystietojen hallinnointi
    Yhteistyötahojen välinen viestintä ja yhteystietojen hallinnointi
    toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
    tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen
    tutkimustiedon ja palautteiden kerääminen

    Metropolialla käytössä olevaan Reportronic-projektinhallintajärjestelmään on yhdistetty metropolialaisten projekti- ja hanketoimijoiden työajanseurantaan ja työsuunnitelman toteutumiseen liittyvä seuranta. Näin ollen Metropolian projektija hanketoiminnan hallintorekisteri ja siitä laadittu tietosuojaseloste täydentää Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterin tietosuojaselostetta.

    Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

    Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun.

    Helsinki XR Centerin sisältämien tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumistietojen osalta käsittely perustuu rekisteröidyn tarkoitusta varten antamaan suostumukseen.

    Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteriä täydentävän rekisterin (yllä mainittu Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintorekisteri) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja muut tiedot on mainittu sen omassa tietosuojaselosteessaan.

  5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

    Metropolian Helsinki XR Center -hankerekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

  6. Rekisterin henkilötietoryhmät

    Metropolian Helsinki XR Center -hankkeen rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

    Perustiedot: etunimi; sukunimi; syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi; katuosoite; postinumero; kaupunki; puhelin; sähköposti
    Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen
    Valokuvat ja videot: Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, työpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet

    Toimintojen toteuttamiseen liittyvät sidosryhmät:

    Perustiedot: Yhteistyökumppanin nimi; yhteyshenkilön nimi; sähköpostiosoite, mahdollinen yritys/organisaatio ja titteli

  7. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

    Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

  8. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

    E-lomakeohjelmisto ja Eventbrite -tapahtumahallinta:
    Metropolian Helsinki XR Center -hankkeen henkilörekisterin tapahtumiin/ koulutuksiin ilmoittaudutaan Eventbrite -tapahtumahallintajärjestelmällä (tietosuojaseloste upotettuna tapahtumasivulle) tai e-lomakkeella, josta tiedot siirretään osallistujatietojen hallinnoimiseksi Exceliin Helsinki XR Centerin Google Drive pilvipalveluun. Tapahtumiin osallistujien sähköpostit viedään automaattisesti LianaTechin hallinnoimaan Postiviidakko uutiskirjeohjelmaan.
    G Suite for Education:
    Metropolian ”Helsinki XR Center” -hankerekisteriin kerätään tietoa ja hallinnoidaan Google-yhtiön sovelluspakettiin kuuluvalla erityisesti oppilaitoksiin suunnatulla sovelluspaketilla G Suite for Education. Henkilötietoja hallinnoidaan erityisesti sovelluspakettiin kuuluvan Google Drive pilvitallennusvälineen avulla. Hankkeen henkilörekisterin dokumentointiin liittyvät kuvat, videot, yhteystiedot, taulukot, palautteet, tutkimuskyselyt toteutetaan pääsääntöisesti Metropolian hankkimilla Google-sidonnaisilla työvälineillä.
    Microsoft Office 365 Education:
    Metropolian ”Helsinki XR Center” -hankkeen työntekijät käyttävät Metropolian sähköpostijärjestelmää. Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin 0ffice 365 – pohjainen, mutta sähköpostipalvelin on Metropolian oma. Myös uutiskirjeiden lähettäminen, yhteydenpito yhteystyötahoihin, rahoittajaan ja mahdollisiin muihin tahoihin tapahtuu sähköpostin välityksellä.
    Microsoft TEAMS:
    Metropolian ”Helsinki XR Center” -hankkeen työntekijät käyttävät sisäiseen viestintää Microsoftin TEAMS -palvelua. Microsoft TEAMS-viestintäväline on hankittu Metropoliaan osana isompaa 0365 Microsoft -pakettia.
    Lisäksi hanketyöntekijät käyttävät Metropoliassa hyväksytyt pilvipalvelutyövälineet.
    Dynasty-asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmä:
    Hankkeen sopimuksia hallinnoidaan Dynasty-asian- ja sopimustenhallintajärjestelmässä
    Reportronic -projektinhallintajärjestelmä:
    Järjestelmässä on kaikkien hankkeessa työskentelevien tahojen tiedot.
    WordPress -kotisivukone ja Zoner.fi -webhotelli:
    Helsinki XR Centerin julkiset verkkosivut ovat kotimaisen Zoner.fi – webhotellin alla ja ne ovat toteutettu WordPress -kotisivukoneella. WordPress pyörii Metropolian omalla palvelimella (ei ulkopuolista järjestelmätoimittajaa/palveluntarjoajaa). Nettisivuilla on hankkeen projektityöntekijöiden yhteystiedot.
    Postiviidakko-uutiskirjeiden lähetysjärjestelmä (Koodiviidakko Oy, Liana Technologies) Helsinki XR Centerin henkilörekisterin piirissä hyödynnetään Postiviidakko-uutiskirjeiden lähetysjärjestelmää, joka on Metropolia Ammattikorkeakoulun käyttämä palvelu.
    Microsoftin AltspaceVR -tapahtuma-alusta Helsinki XR Center käyttää tapahtumissa ja tapaamisissa Microsoftin omistamaa ja luomaa AltspaceVR -alustaa. Helsinki XR Centerin tapahtumiin osallistuvien henkilöiden käyttäjänimet ja sähköpostit tallentuvat AltspaceVR -alustalle ja ne ovat Helsinki XR Centerillä nähtävissä. Helsinki XR Center ei kerää AltspaceVR:n tallennettuja käyttäjätunnuksia tai sähköposteja jatkokäyttöä varten.
    Meetup-tapahtumajärjestelmä Helsinki XR Center käyttää Meetup -sovellusta järjestäessään tapahtumia tai mainostaessaan niitä. Meetup -sovelluksen kautta käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite tallentuvat Meetup -sovelluksen omaan järjestelmään, joista käyttäjä itse on vastuussa. Helsinki XR Center ei tallenna käyttäjien sähköpostiosoitteita jatkokäyttöä varten.

  9. Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

    EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten seuraavaksi on lueteltu ne henkilötietojen käsittelijät/vastaanottajat, joille rekisterinpitäjä ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäviksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) henkilötietojaan.

    Metropolian Helsinki XR Centerin -hankerekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esimerkiksi teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa ja vian korjaustilanteessa tietyille järjestelmätoimittajille ja palveluntarjoajille.

    Koska Metropolian Helsinki XR Centerin -hankkeen -hankerekisteriin liittyviä tietoja käsitellään eri työvälineiden ja tietojärjestelmien kautta, ovat näiden työvälineiden ja tietojärjestelmien toimittajat (yritykset niiden takana) tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi hankerekisterin taholta.

    Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/laaditaan keskitetysti Metropoliassa seuraavien järjestelmätoimittajien ja palveluntarjoajien kanssa:

    Eduix Oy ja Metropoliassa käytössä oleva e-lomakeohjelmisto
    Google LLC ja Metropoliassa hyväksytyt Google-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet (Oma-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Google-sidonnaiset pilvipalvelut)
    Microsoft Corporation ja Metropoliassa hyväksytyt Microsoftsidonnaiset pilvipalvelutyövälineet (Oma-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelut)
    Sebitti Oy ja Reportronic-projektinhallintajärjestelmä
    Innofactor Oyj ja Dynasty-asian- ja sopimustenhallintajärjestelmä

    Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan seuraavien järjestelmätoimittajan/palveluntarjoajien kanssa (HUOM: hankkeen projektipäällikkö on vastuussa näiden henkilötietojen käsittelysopimusten laadinnasta yhteistyöyritysten kanssa, koska nämä ovat hankkeet käyttöön tarkoitettuja työvälineitä, ei Metropolian koko talon käyttöön tarkoittetuja työvälineitä (eivätkä kuulu ns. Metropolian sallittujen työvälineiden joukkoon):

    ”Eventbrite Oy” ja Eventbrite -tapahtumahallintajärjestelmä
    ”Zoner Oy” ja Zoner.fi -webhotelliväline
    Meetup -sovellus tapahtumahallintajärjestelmä

  10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

    Metropolian Helsinki XR Centerin -hankerekisterissä käytetään henkilötietojen käsittelyyn pilvipalveluita, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin.

    Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu tietosuojaasetuksen vaatimusten mukaisesti käytettäessä Google- ja Microsoft-sidonnaisia pilvipalvelutyövälineitä. Metropolian ja Google LLC:n välillä voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Googlen G Suite pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska kaikki Google-sidonnaiset sovellukset (kuten Google Drivetallennusalustasovellus) on otettu Metropoliassa käyttöön osana G Suite – pilvikokonaisuutta.

    Tässä sopimuskokonaisuudessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto GDPR-alueen ulkopuolelle eli EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Google LLC ilmoittaa eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä.

    Google LLC:n ja Metropolian välillä voimassa olevassa henkilötietojen käsittelysopimuksessa todetaan, että seuraavan linkin takaa löytyvältä tallennusalustalta löytyvät aina ajantasaiset tiedot siitä, missä fyysisissä sijainneissa asiakkaan henkilötieto (metropolialainen henkilö) on tallennettuna Googlen datakeskuksiin/palvelimille:

    “Data Center Information. Information about the locations of Google data centers is available at https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/hamina/”

    Metropolian ja Microsoft Corporationin välillä laadittu henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Microsoftin pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska Microsoft Office 365 Education on otettu Metropoliassa käyttöön osana Microsoftin pilvikokonaisuutta. Näissä sopimuskokonaisuuksissa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto vain EU- ja ETA-alueelle eli GDPR-alueelle.

    Microsoft Corporation ilmoittaa Microsoft Office 365 Education -järjestelmää käyttäville eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä:
    https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses

    Microsoftin pilvikokonaisuuteen liittyvän sopimuksen voi käydä läpi ja tarkastaa halutessaan täältä: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter

  11. Henkilötietojen säilyttämisaika

    Kaikki Metropolian Helsinki XR Centerin -hankerekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään kymmenen vuotta.

  12. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

    Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Oma-Intranet-portaalista löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun pyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian virkailijalle).

    Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

    Metropolian Myllypuron kampus
    Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

    Metropolian Arabian kampus
    Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

    Metropolian Myyrmäen kampus
    Leiritie 1, 01600 Vantaa

    Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

    Metropolian Ruoholahden toimipiste
    Ruoholahdentori 6, 00180 Helsinki (3. kerros)

    Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: [email protected], [email protected]).

    Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
    Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

    Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
    rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
    käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
    rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
    Oikeus tietojen poistamiseen

    Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
    henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
    rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
    henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
    henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.Henkilörekisteriin kohdistuva tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

    Ei sovellu julkishallinnon toimijan rekisteriin.
    Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

    Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

  13. Rekisteröidyn vastustamisoikeus

    EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

    Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelijaja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

  14. Oikeus peruuttaa suostumus

    Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

    Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

  15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

    Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
    00520 Helsinki

    Postiosoite: PL 800
    00521 Helsinki

    Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
    Faksi: + 358 9 56 66735
    Sähköposti: [email protected]

  16. Rekisterin suojauksen periaatteet

    Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

    Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
    Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
    Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti
    ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
    Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
    Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan
    työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
    Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden
    asianmukaisen koulutuksen.
    Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
    Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
    Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

  17. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)

    Metropolian henkilötietorekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

    Metropolian Helsinki XR Centerin -hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan jäsenyyttä, toimintaa ja viestintää sekä markkinoidaan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n Metropolian Helsinki XR Centerin -hankkeen toimintaa ja palveluita.
    Metropolian Helsinki XR Centerin -hankkeen henkilörekisterin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi.
    Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

  18. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

    Metropolian Helsinki XR Centerin -hankerekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

LATAA HELSINKI XR CENTERIN HANKEREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE (PDF)